Jak MobilPouzdra.cz vyřešili plné e‑mailové schránky

Malý tým e‑shopu řešil problém, který postupně zabíral stále více času: přílohy z objednávek a reklamací plnily schránky a starší komunikace se musela mazat. Případová studie ukazuje, proč hledali jiné řešení, podle čeho vybírali a jak proběhl přechod na VEDOS Mailhosting Business.

Přečíst případovou studii Mailhosting Business

MobilPouzdra.cz je specializovaný e‑shop založený v roce 2009. O každodenní provoz se interně starají dva lidé, od sortimentu a produktů až po zákaznickou podporu a reklamace.

Výchozí situace

E‑mail je pro e‑shop pracovní nástroj, ne jen schránka na zprávy

U MobilPouzdra.cz prochází e‑mailem běžná zákaznická komunikace, objednávky i reklamace. Každý den přicházely desítky objednávek, ke kterým se ukládaly PDF dokumenty, a u reklamací zákazníci posílali fotografie v plném rozlišení.

Jednotlivý e‑mail nepředstavoval zásadní problém. Potíž vznikala postupně. Přílohy zabíraly dostupnou kapacitu, schránky se plnily a starší komunikace musela ustupovat nové. Historie tak byla kvůli mazání dostupná přibližně jen několik měsíců.

Pro dvoučlenný tým nebyla největším nákladem samotná schránka, ale čas věnovaný hlídání kapacity a pravidelnému uvolňování místa.

Co začalo být při každodenním provozu neudržitelné

Potřeba změny nevznikla kvůli jedné mimořádné události. Skládala se z opakujících se situací, které jsou běžné i u dalších e‑shopů pracujících s větším množstvím zákaznické komunikace.

Objednávky vytvářely stálý datový přírůstek

MobilPouzdra.cz uvádějí desítky objednávek denně, přibližně 200 kB každou včetně kopie objednávky a obchodních podmínek.

Reklamace přinášely velké fotografie

Fotografie v plném rozlišení zabíraly jednotky až desítky MB, takže dostupná kapacita ubývala výrazně rychleji.

Kapacita omezovala dostupnou historii

Kvůli nedostatku místa bylo nutné starší zprávy mazat. Pro zákaznickou podporu tak nebyla dlouhodobá historie komunikace pohodlně dostupná.

Ing. Bc. Ingrid Kopp, jednatelka

„Jsme malý tým, a právě proto potřebujeme jednoduchá řešení. Čím méně času trávíme správou, tím víc ho máme pro zákazníky.“

Co od nového řešení potřebovali

Z jejich zkušenosti vyplývalo několik praktických požadavků: dostatečná kapacita, možnost ponechat si více schránek bez licencování na uživatele, jasné podmínky a podpora při přechodu.

1 TBprostoru v základním tarifu Business

Neomezeněe‑mailových schránek v rámci služby

24/7česká zákaznická podpora VEDOS

DKIM, SPF, DMARCmožnost nastavit běžné prvky pro ověření a ochranu e‑mailové komunikace

Ing. Bc. Ingrid Kopp, jednatelka

„Rozhodli jsme se pro VEDOS, protože jsme nechtěli hlídat každý megabajt ani řešit licencování na uživatele. Při srovnání konkurence jsme často narazili na ‚neomezená‘ řešení se skrytými podmínkami, což pro nás nedávalo smysl. U VEDOSu bylo vše transparentní: 1 TB prostoru, neomezené schránky, česká podpora a možnost nastavit DKIM/SPF/DMARC. Navíc migrace s jejich návodem a krátkým chatem proběhla do hodiny a bez ztráty dat.“

Přechod nebyl další velký projekt

Obava z migrace může změnu e‑mailového řešení odkládat. V tomto případě ale podle MobilPouzdra.cz stačilo ověřit postup s podporou, přenést starou poštu a upravit technické nastavení.

Krok 1

Ověřit správný postup

Kolega si na chatu s podporou ověřil, jak migraci provést. Podle vyjádření trvala konzultace přibližně deset minut.

Krok 2

Přenést starou poštu

Pro přesun využili migrační nástroj. Podpora nabízela součinnost, ale samotný přenos zvládli interně.

Krok 3

Přepnout provoz

Následovala změna MX záznamů a nastavení klientů. U iPhonu bylo potřeba nastavení ještě drobně doladit.

Ing. Bc. Ingrid Kopp, jednatelka

„Přesun mejlů řešil kolega, ale on se vyzná. Měl asi 10m chat s podporou, aby správně pochopil co s tím a asi za hodinu jsme měli všechny mejly přesunuty. Poradil si s tím sám, i když podpora nabízela součinnost. Nejnáročnější bylo se rozhodnout, že do toho půjdeme, ale když jsem si to vše spočítala, té práce co jsme dřív s tím měli a kolik to stálo. Nyní to máme v součtu levnější a bez starostí.“

Výsledek: e‑mail přestal vyžadovat průběžný úklid

Po přechodu získal tým prostor pro delší historii komunikace a velké přílohy už nevytvářejí stejný tlak na kapacitu. Zároveň nemuseli měnit způsob, jakým s poštou běžně pracují.

Delší historieKapacita 1 TB umožňuje uchovávat komunikaci bez pravidelného mazání kvůli plné kvótě.

Prostor pro přílohyFotografie k reklamacím už nemají stejný dopad na zaplnění schránek jako dříve.

Stejné nástrojeMobilPouzdra.cz dál používají Thunderbird a mobilní klienty, Roundcube podle potřeby.

Méně správyPodle zkušenosti firmy se průběžná péče o kapacitu schránek snížila na minimum.

Přínos pro čtenáře

Co si z příběhu MobilPouzdra.cz odnést

Kapacitu má smysl posuzovat podle reálného provozuU e‑shopu nemusí prostor spotřebovávat jen samotné zprávy. Významnou část mohou tvořit automatické přílohy, dokumenty a fotografie z reklamací.

Cena služby není jediný nákladV tomto případě hrála roli i práce spojená s hlídáním kvóty a mazáním starších zpráv. MobilPouzdra.cz po přechodu hodnotí řešení v součtu jako levnější a bez starostí.

Migrace nemusí znamenat dlouhou odstávkuZkušenost této firmy byla přibližně hodinová migrace po krátké konzultaci s podporou. Jde o konkrétní zkušenost MobilPouzdra.cz, ne obecně garantovanou dobu migrace.

Řešení použité v případové studii